Використання дозволів ЄКМТ 2026: що варто знати перевізникам

1 січня стартувало використання нової цифрової системи дозволів Європейської конференції міністрів транспорту (ЄКМТ) та бортових журналів до цих дозволів. Відповідна система впроваджується за ініціативи Міжнародного транспортного форуму (МТФ) для всіх перевізників, що використовують дозволи ЄКМТ. Йдеться про дозволи на вантажні перевезення, що дають можливість виконувати перевезення територією 43 країн, у першу чергу Європи.

Відтепер ефективність, швидкість і прозорість процедур напряму залежать від того, наскільки перевізник володіє цифровими інструментами, розуміє вимоги та вміє уникати типових помилок. У цій статті проаналізуємо деякі ключові аспекти, які допоможуть перевізникам адаптуватися до нової системи.

Що таке дозвіл ЄКМТ?

Дозвіл ЄКМТ – електронний дозвільний документ, який генерується цифровою системою ЄКМТ, та надає право на виконання міжнародних перевезень вантажів або проїзду без вантажу між країнами – членами ЄКМТ, або транзитом через їх території, впродовж визначеного в дозволі ЄКМТ строку.¹ Це своєрідний «універсальний ключ» для міжнародних рейсів, який визнається всіма країнами-учасницями.

З 1 січня 2026 року всі країни-учасниці ЄКМТ повністю перейшли на цифрову систему дозволів. Відтепер:

• Всі дозволи ЄКМТ та бортові журнали ведуться ВИКЛЮЧНО в електронному форматі.
• Всі операції (від подачі заявки до внесення поїздок) здійснюються через спеціалізовану цифрову платформу МТФ.
• Паперові дозволи та журнали більше не видаються і не визнаються контролюючими органами.
• Доступ до кабінету відбувається через логін та пароль. Логін та пароль направляються на електронну пошту, вказану під час заявки на отримання дозволів ЄКМТ у електронному кабінету перевізників в Єдиному комплексі інформаційних систем Укртрансбезпеки. 

Мінрозвитку зібрало найбільш поширені запитання, що виникають в українських перевізників за результатом практичного її використання:

1. Внесення даних про вагу вантажу до цифрової системи ЄКМТ

На практиці  є випадки щодо внесення даних про вагу вантажу до цифрової системи ЄКМТ при виконанні перевезень на підставі дозволів ЄКМТ.
То ж рекомендовано до засідання Групи з автомобільного транспорту Міжнародного Транспортного Форуму (де очікується отримати чітку відповідь відповідної інстанції) у показник «вага» вносити дані  з точністю до тисячних. Наприклад, якщо вага вантажу 20 754 кг, то в систему вносимо – 20,754, оскільки Посібником користувача багатосторонньої квоти дозволів ЄКМТ  передбачено, що інформація до системи вноситься виключно у тонах. Щодо уніфікації підходу стосовно внесення інформації про вагу вантажу, Міністерство розвитку громад пообіцяло проінформувати додатково після засідання Групи.

2. Внесення даних до системи BIREG 

За інформацією від представників Міністерства будівництва та транспорту Угорщини до системи BIREG має бути завантажено  копії дозволу ЄКМТ та інформаційного документу про поїздку з електронного бортового журналу до дозволу ЄКМТ, що перебуває на борту транспортного засобу під час виконання перевезення територією Угорщини.

З огляду на те, що будь-яка зміна  записах бортового журналу  передбачає собою генерацію нового QR коду та нового унікального номеру, важливо забезпечити, щоб у системі BIREG саме останній згенерований актуальний інформаційний документ про поїздку з електронного бортового журналу. Під час перевірки водій повинен мати можливість пред’явити останню дійсну версію документа з інформацією про поїздку, яка повинна відповідати копії, завантаженій в систему BIREG.

• Зразок інформаційного документу 

3. Щодо комбінації перевезень на підставі дозволів ЄКМТ

Відповідно до Посібника користувача багатосторонньої квоти дозволів ЄКМТ  можливо виконувати наступні комбінації перевезень з дозволами ЄКМТ:

1. вантаж завантажується в декількох місцях (наприклад Україна та Польща) і розвантажується в одному місці (наприклад – Німеччина);
2. вантаж завантажується в одному місці (наприклад Україна), а розвантажується в декількох місцях (наприклад Польща та Німеччина).

У першому випадку, в цифровій системі є опція «збірний вантаж». У поїздці має бути вказано  місце початку завантаження, а також дата, показання одометра і вага, а також місце кінцевого розвантаження, а також дата і показання одометра (коли поїздка закінчується). Позначення «збірні вантажі» відображається в полі «Особливі зауваження». Відповідні етапи вводяться як «Кроки» із зазначенням проміжних місць із вагою, яку потрібно додати

В другому випадку, коли під час однієї і тієї ж поїздки вантаж завантажується в одному місці, а розвантажується в декількох місцях, в цифровій системі ЄКМТ є можливість додати «Кроки». У поїздці має бути вказано місце початку завантаження, а також дата, показання одометра та вага, а також місце кінцевого розвантаження, а також дата та показання одометра (коли подорож закінчується). Відповідні етапи вводяться як «Кроки», із зазначенням проміжних місць із вагою, яку потрібно вилучити.

При цьому, будь-які інші комбінації, ніж ті, які зазначені у двох наведених випадках, правилами використання дозволів ЄКМТ не передбачені.

4.Щодо внесення даних про поїздку до електронного бортового журналу

Відповідно до Посібника користувача багатосторонньої квоти ЄКМТ до електронного бортового журналу до дозволу ЄКМТ необхідно вносити:

1. Перелік поїздок, здійснених з використанням дозволу ЄКМТ, організований в хронологічному порядку
2. Для КОЖНОЇ ПОЇЗДКИ з вантажем і без вантажу:
   • пункт завантаження: дата відправлення, місто і країна, повна маса в тонах (якщо завантажений) (якщо порожній – вказується «0»), показання одометра на момент відправлення, реєстраційний номер тягача і, якщо використовується, реєстраційний номер причепа/напівпричепа
   • пункт розвантаження: дата прибуття (коли закінчується поїздка), місто і країна, повна маса в тоннах (якщо завантажений) (якщо порожній – вказується «0»), показання одометра на момент прибуття (коли закінчується поїздка), реєстраційний номер тягача і, якщо використовується, реєстраційний номер причепа/напівпричепа

Бортовий журнал повинен заповнюватись перед початком кожного рейсу з вантажем, між кожним пунктом завантаження і розвантаження, після закінчення рейсу, а також для кожного пробігу без вантажу.

Порожні переїзди вказуються лише між пунктом розвантаження (місто, країна) та пунктом завантаження (місто, країна). Відповідно, якщо це в межах однієї країни, то вказується між містами, де було розвантаження та планується завантаження.

Коригування будь-яких показників, що є обов’язковими та вносяться до цифрової системи ЄКМТ, можливе лише до моменту завершення поїздки безпосередньо в системі, але не пізніше ніж через 25 годин – для внесення змін у вагу на момент відправлення та кілометраж у разі помилки. Після закриття будь-якої поїздки в системі, коригування даних для такої стають недоступні.

Вказувати транзит між пунктами завантаження та розвантаження є необов’язковим (за винятком, якщо це транзит територією Угорщини – тоді необхідно вказувати цей транзитний проїзд в цифровій системі ЄКМТ).

Дані про початок поїздки мають бути внесені до цифрової системи ЄКМТ в день завантаження,  та які мають співпадати з документами на вантаж (наприклад CMR). Також, поїздку можна внести вже за день до цього, якщо це необхідно.

Навчальні матеріали, посібники, відеоінструкції та вебінари

Для швидкої адаптації до нової системи перевізникам доступний пакет навчальних матеріалів українською мовою, який містить:

• Посібник для менеджера з вантажних перевезень: детальні інструкції щодо роботи з системою, управління рейсами, транспортом, користувачами, сертифікатами, звітами, інцидентами.
• Посібник для водіїв: покрокові інструкції щодо внесення поїздок, роботи з бортовим журналом, типових помилок, приклади заповнення.
• Інструкції щодо створення/редагування записів перевізника, адміністрування профілю, внесення інцидентів.
• Візуальні схеми, приклади заповнення, роз’яснення типових помилок

Завантажити посібник можна на офіційному сайті Мінрозвитку або за посиланням.

Окрім того, можна переглянути офіційний відео-посібник МТФ (англійською мовою, з українськими субтитрами): покрокова демонстрація роботи з цифровою системою, від реєстрації до внесення поїздок та генерації документів.

Практичні поради

На завершення варто виділити деякі рекомендації, які допоможуть перевізникам забезпечити належне використання дозволів ЄКМТ:

1. Фіксуйте кожну поїздку (невнесення даних може трактуватися як порушення умов використання дозволу);
2. Коректно зазначайте масу вантажу (неправильне або неповне внесення інформації може стати підставою для юридичної відповідальності);
3. Дотримуйтесь строків дії дозволу (використання дозволу поза межами визначеного періоду є порушенням міжнародних правил перевезень);
4. Забезпечте належну авторизацію та доступ до кабінету;
5. Ознайомте персонал з навчальними матеріалами, щоб мінімізувати ризик помилок при внесенні даних;
6. Ведіть внутрішній облік та архівування, щоб мати докази належного виконання обов’язків у разі перевірки.
7. Інформуйте Мінрозвитку України про виявлені проблеми та наявні пропозиції, надсилаючи свої питання та пропозиції щодо практичного використання цифрової системи ЄКМТ на електронну адресу: EDI_UA@mtu.gov.ua. Ця інформація буде врахована під час підготовки до чергового засідання Групи з автомобільного транспорту Міжнародного Транспортного Форуму, яке відбудеться орієнтовно на початку лютого 2026 року.

І пам’ятайте, дотримання правил, обізнаність, точність даних та дисципліна у використанні дозволів – це запорука безпечної роботи на міжнародному ринку перевезень вантажів.

Безпечних Вам доріг!